Outlook, le grand spécialiste de la communication par mail séduit de plus en plus d’utilisateurs.

En adoptant ce logiciel de messagerie professionnel, la recherche de différentes astuces est nécessaire.

Quelques astuces pour la prise en main

Avant de profiter de votre compte microsoft Outlook, vous devez avant tout le configurer.

La configuration se fait de manière automatique si vous disposez de la version antérieure d’Outlook.

Dans le cas contraire, la configuration aura lieu au premier démarrage du logiciel.

Différentes informations sont à fournir lors de configuration comme le nom, l’adresse mail, le mot de passe et d’autres informations comme le nom du serveur de courrier.

Pour faire d’Outlook votre logiciel de messagerie par défaut, vous devez juste cliquer sur « oui » suite à la demande d’utiliser le logiciel comme logiciel de messagerie par défaut.

Diverses astuces sur la personnalisation

Le logiciel outlook est un outil personnalisable à souhait. Vous pouvez par exemple opter pour le thème sombre en allant dans Paramètres et puis en activant le Mode Sombre.

Par rapport aux contacts, pour associer un contact à une photo, il faut double-cliquer le nom de la personne, dérouler le menu Contact, cliquer Modifier l’image du contact en sélectionnant la photo choisie sur le disque dur. Vous pouvez en faire avec tous les contacts.

Vous pouvez également personnaliser l’apparence de votre message en choisissant un thème (couleur et taille de police). Il faut aller sur fichier, Options, Courrier et Papier à lettres et Polices.

Pour personnaliser l’interface, vous pouvez organiser la disposition des éléments de la boîte de réception, selectionnez sur Affichage, Disposition et Volet de lecture.

Par rapport à la barre d’accès rapide, vous pouvez personnaliser les affichages. Grâce à de telle barre, une gamme de trucs et d’options vous permet de gérer Outlook.

Certaines astuces pour le classement de vos mails

Pour ranger vos mails, la création de dossiers est possible. Faites un clic droit sur Boite de réception pour créer le dossier.

En ce qui concerne le classement automatique, vous aurez juste à cliquer sur Règles dans la partie Accueil du ruban. Ne manquez pas les paramètres avancés pour la création de règles complexes.

Pour bénéficier d’une boîte de réception bien organisée, il est conseillé d’utiliser la fonction Ranger dans la barre d’outils. Ceci vous facilite les tâches en permettnt le rangement de l’ensemble de message provenant du même expéditeur.

Outlook permet l’archivage automatique des anciens éléments. La fonctionnalité d’auto-archivage s’effectue à intervalles réguliers programmés comme tous les 6 mois.

Pour modifier les paramètres, sélectionnez Propriétés après avoir cliqué le bouton droit de la souris et allez sur l’onglet Archivage automatique.

Des astuces sur l’envoi de mail

Avec Outlook Online, l’utilisation de modèles de messages prédéfinis est possible. Il suffit d’aller sur Nouveau courrier pour la rédaction du nouveau message. Dans la même fenêtre, sélectionnez l’icône montrant une page surmontée d’un éclair.

Si les modèles sont absents dans Outlook, allez sur Paramètres et optez pour Afficher tous les paramètres d’Outlook. Allez ensuite dans Courrier et Personnaliser les actions. Allez à la Barre d’outils en dessous du menu et cochez Mes modèles.

Pour programmer l’envoi d’un mail, une option de la version Web d’outlook le permet. Il suffit de planifier l’envoi de l’email après la rédaction du message.

Si vous devez vous absenter, la configuration d’une réponse automatique est conseillée. Allez sur Paramètres, Courrier et Réponses automatiques.

En ce qui concerne l’utilisation de signature électronique, pour sa création, cliquez sur Fichier, Options et Courrier. Sélectionnez Signatures pour créer une signature et pour gérer toutes signatures créées. Ce sont des tâches faciles.

D’autres astuces intéressantes sur l’utilisation d’Outlook

Pour améliorer l’utilisation d’Outlook office, d’autres astuces sont conseillées.

Pour vérifier la réception de nouveaux messages, il suffit d’appuyer la touche F9 du clavier.

Pour protéger les données contenues dans votre compte Outlook, ajoutez un mot de passe à votre fichier de données personnelles. Allez sur la liste de dossiers, sélectionnez Fichier de données outlook en cliquant le bouton droit de la souris et cliquez ensuite sur Propriétés.

Le calendrier Outlook peut être personnalisé en fonction de vos horaires de travail, allez sur Fichier, Options et Calendrier.

Avec Outlook, le drag & drop est fonctionnel permettant la sauvegarde d’un email.

Les compléments d’Outlook existent comme la création d’un Hangout et l’installation de Bananatag. Puisqu’il s’agit d’un produit de la suite Microsoft office, ces compléments améliorent l’utilisation d’Outlook. Il suffit juste d’effectuer quelque recherche pour mieux en profiter.